Privacy Policy

Privacyverklaring Phauna B.V. (handelsnaam Waive Solutions)

Laatste aanpassing: 21-02-2025

  1. Inleiding

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle (online) diensten en activiteiten van Phauna B.V., handelend onder de naam Waive Solutions (hierna “Waive Solutions” genoemd). Waive Solutions biedt AI-consultancy en -oplossingen aan voornamelijk Nederlandse MKB-bedrijven. Wij hechten groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en gaan zorgvuldig om met uw privacy.

  1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens?
  • Bedrijfsnaam: Phauna B.V. (handelsnaam: Waive Solutions)
  • KvK-nummer: [NUMMER INVULLEN]
  • Vestigingsadres: Stationsweg 19, 5211 TV Den Bosch
  • Contactgegevens: info@waivesolutions.nl

Waive Solutions is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van onze diensten.

  1. Welke gegevens verzamelen wij en waarom?

Wij verzamelen verschillende soorten persoonsgegevens, afhankelijk van het contact en de diensten die wij aanbieden. Hieronder een overzicht van de meest voorkomende gegevens en de bijbehorende doeleinden:

  1. Contact- en bedrijfsgegevens
  • Voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, functie.
  • Doel: Het kunnen beantwoorden van vragen, opstellen van offertes, verstrekken van informatie over onze AI-diensten en/of het uitvoeren van een overeenkomst.
  1. Gegevens voor AI-analyses
  • Eventueel verstrekte bedrijfs- of projectinformatie, zoals procesbeschrijvingen, datasetkenmerken of algemene bedrijfsuitdagingen.
  • Doel: Het uitvoeren van onze AI-verkenningssessies, scans en implementatieprojecten, zodat wij een passend advies of maatwerkoplossing kunnen bieden.
  1. Websitegebruik en cookies
  • Bezoekersgedrag op onze website (via cookies en vergelijkbare technieken).
  • Doel: Het optimaliseren van onze website, het aanbieden van (relevante) informatie en het verbeteren van de gebruikerservaring.

Wij verzamelen geen bijzondere persoonsgegevens (zoals ras, religie, gezondheidsgegevens) tenzij dit strikt noodzakelijk is voor een specifiek project en uitdrukkelijk door de klant wordt aangeleverd. In dat geval verwerken we deze gegevens uitsluitend met expliciete toestemming en onder strikte voorwaarden.

  1. Op basis van welke grondslag verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) op basis van:

  • Uitvoering van een overeenkomst (bijv. wanneer u ons inhuurt voor een AI-scan of implementatie).
  • Gerechtvaardigd belang (bijv. om onze diensten te verbeteren en contact te onderhouden met (potentiële) klanten).
  • Toestemming (bijv. wanneer u zich inschrijft voor een nieuwsbrief of als wij bijzondere gegevens verwerken in het kader van een project).
  1. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, of op grond van wet- en regelgeving vereist is. Over het algemeen hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

  • Klant- en contractgegevens: Bewaring zolang de relatie duurt en tot maximaal 7 jaar daarna (in verband met fiscale verplichtingen).
  • Analytische gegevens en projectinformatie: Tot maximaal 2 jaar na afronding van een project, tenzij langer nodig is op basis van wettelijke verplichtingen of andere overeengekomen afspraken.
  • Cookies: De bewaartermijnen variëren, afhankelijk van het type cookie. Zie hiervoor onze cookieverklaring op de website (indien aanwezig).
  1. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verstrekken uw persoonsgegevens uitsluitend aan derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Waar nodig sluiten wij verwerkersovereenkomsten met deze derde partijen om te zorgen dat zij dezelfde strenge normen hanteren met betrekking tot gegevensbescherming. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Hosting- en clouddiensten (voor het opslaan van data).
  • Boekhoud- en administratiesoftware (voor facturatie en financiële afhandeling).
  • Samenwerkingspartners/freelancers (indien dit nodig is voor een gezamenlijk project).
  1. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking tegen te gaan. Voorbeelden hiervan zijn:

  • Beveiligde (cloud)omgevingen met toegangscontroles.
  • Encryptie van gevoelige informatie waar mogelijk.
  • Strikte toegangsrechten en interne procedures voor het verwerken van data.
  • Reguliere back-ups en monitoring van onze systemen.
  1. Wat zijn uw rechten?

U heeft het recht om:

  • Inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
  • Rectificatie te verlangen als uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn.
  • Verwijdering te verzoeken (recht op vergetelheid), in bepaalde gevallen.
  • Beperking van de verwerking te vragen, bijvoorbeeld als u de juistheid van de gegevens betwist.
  • Bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen op grond van uw specifieke situatie.
  • Gegevensoverdraagbaarheid te verlangen (dataportabiliteit) als de verwerking is gebaseerd op toestemming of een overeenkomst.

Wilt u één van deze rechten uitoefenen, neem dan contact met ons op via info@waivesolutions.nl. U ontvangt binnen 4 weken na ontvangst van uw verzoek een reactie.

  1. Cookies

Waive Solutions kan op haar website gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken. Cookies zijn kleine bestandjes die op uw apparaat worden opgeslagen. Wij gebruiken cookies voor functionele, analytische en (eventueel) marketingdoeleinden. Wilt u meer weten over de specifieke cookies die wij inzetten, raadpleeg dan onze aparte cookieverklaring op de website (indien aanwezig).

  1. Vragen of klachten

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan? Neem gerust contact met ons op via info@waivesolutions.nl. Komt u er met ons niet uit, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

  1. Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Wij raden u aan om deze verklaring regelmatig te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen.

Contactgegevens

Phauna B.V. (Waive Solutions)

Stationsweg 19, 5211 TV Den Bosch

info@waivesolutions.nl

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of onze diensten, neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag verder.