Terms and Conditions

Algemene Voorwaarden van Phauna B.V. (werknaam Waive Solutions)

  1. Toepassingsgebied

1.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, voorstellen, projectplannen en overeenkomsten die Phauna B.V. (werknaam Waive Solutions) met haar opdrachtgevers sluit.

1.2 De volgende diensten vallen onder deze voorwaarden:

  • AI-verkenningssessies
  • Projectplannen en de daaruit voortvloeiende voorstellen
  • Implementatieopdrachten
  • Inspiratiesessies
  • Overige diensten zoals vastgelegd in de betreffende offerte, het voorstel of de projectovereenkomst

1.3 Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien deze schriftelijk of via e-mail zijn overeengekomen.

1.4 Opmerking: Op officiële documenten (zoals facturen en contracten) wordt de volledige rechtsnaam “Phauna B.V.” vermeld, met de aanduiding “werknaam: Waive Solutions” waar relevant.

  1. Definities

2.1 In deze voorwaarden wordt verstaan onder:

  • Opdrachtnemer: Phauna B.V. (werknaam Waive Solutions).
  • Opdrachtgever: de partij die diensten afneemt van Phauna B.V.
  • Diensten: alle door Phauna B.V. aangeboden diensten zoals omschreven in de betreffende offerte, het voorstel, projectplan of de projectovereenkomst.
  • Project: de specifieke opdracht of het traject zoals vastgelegd in de overeenkomst.

2.2 Afspraken over de wijze van uitvoering (bijvoorbeeld uitvoeringen op basis van tijd of op basis van een concreet resultaat) worden in de specifieke overeenkomst nader vastgelegd indien dit relevant is.

  1. Totstandkoming van de Overeenkomst

3.1 Een overeenkomst komt tot stand wanneer de Opdrachtgever een door Phauna B.V. uitgereikte offerte, voorstel of projectplan – waarin naar deze algemene voorwaarden is verwezen – schriftelijk (inclusief per e-mail) heeft geaccordeerd.

3.2 In het geval van een projectplan vormt dit document de basis voor een daaropvolgend voorstel, dat eveneens geldt als bevestiging van de overeenkomst na akkoord van de Opdrachtgever.

3.3 Indien gebruik wordt gemaakt van digitale ondertekening, dient de gekozen tool te voldoen aan de wettelijke eisen voor een rechtsgeldige elektronische handtekening.

  1. Uitvoering van de Overeenkomst

4.1 De uitvoering van de overeengekomen diensten vindt plaats conform de afspraken die in de offerte, het voorstel, projectplan of de projectovereenkomst zijn vastgelegd.

4.2 Kwaliteitsnormen, deadlines en specifieke details worden in de betreffende documenten overeengekomen. Phauna B.V. handelt strikt conform deze overeengekomen documentatie.

4.3 Indien tijdens de uitvoering overleg en aanpassing noodzakelijk zijn, dienen partijen in onderling overleg tot een schriftelijke (of per e-mail bevestigde) aanpassing van de overeenkomst te komen.

  1. Prijzen en Betalingsvoorwaarden

5.1 De tarieven en prijsafspraken worden per opdracht vastgesteld en komen tot uiting in de betreffende offerte, het voorstel of de projectovereenkomst. Indien tarieven op de website zijn vermeld, gelden deze, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

5.2 Voor opdrachten met een totaalbedrag onder €3.000 wordt in principe een initiële factuur bij akkoord verzonden, met een betalingstermijn van 30 dagen na factuurdatum. Voor opdrachten met een hoger bedrag kunnen, in onderling overleg, betalingsplannen (bijvoorbeeld betaling in termijnen) worden vastgesteld.

5.3 Extra werkzaamheden of kosten die tijdens de uitvoering noodzakelijk worden, worden in overleg schriftelijk (of via e-mail) vastgelegd en aan de oorspronkelijke overeenkomst toegevoegd.

  1. Annulering

6.1 Annuleringen door de Opdrachtgever dienen schriftelijk of via e-mail te worden doorgegeven.

6.2 Voor opdrachten met een totaalbedrag onder €5.000 geldt:

  • Bij annulering tot één maand voor aanvang wordt 50% van de overeengekomen vergoeding in rekening gebracht.
  • Bij annulering binnen één week voor aanvang wordt 100% van de overeengekomen vergoeding in rekening gebracht.

6.3 Voor opdrachten met een hoger bedrag wordt, bij annulering of voortijdige beëindiging, de vergoeding vastgesteld op basis van de reeds verrichte werkzaamheden en gemaakte kosten. Partijen zullen in dat geval in redelijkheid en billijkheid tot een passende verrekening komen.

6.3 Voor opdrachten met een hoger bedrag wordt, bij annulering of voortijdige beëindiging, de vergoeding vastgesteld op basis van de reeds verrichte werkzaamheden en gemaakte kosten. Partijen zullen in dat geval in redelijkheid en billijkheid tot een passende verrekening komen.

  1. Aansprakelijkheid

7.1 Phauna B.V. is, voor zover wettelijk toegestaan, uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die voortvloeit uit een toerekenbare tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst. De maximale aansprakelijkheid is beperkt tot het voor de betreffende opdracht overeengekomen bedrag.

7.2 Phauna B.V. is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade of schade als gevolg van onvoorziene technische problemen en vertragingen buiten haar invloedssfeer, tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid.

7.3 Opmerking: De aansprakelijkheidsbeperking dient om risico’s helder te definiëren en te voorkomen dat Phauna B.V. onevenredig hoge schadeclaims moet betalen. Het blijft belangrijk om eventuele risico’s waar mogelijk te verzekeren.

  1. Intellectuele Eigendomsrechten

8.1 Tenzij anders overeengekomen in de specifieke projectovereenkomst, blijven de intellectuele eigendomsrechten op de onderliggende methodieken, tools en knowhow bij Waive Solutions.

8.2 Bij implementatietrajecten worden de specifieke werkresultaten – waaronder onder meer ontwikkelde code en andere materialen – na volledige betaling aan de Opdrachtgever overgedragen. De onderliggende methodieken en knowhow blijven eigendom van Waive Solutions.

  1. Geheimhouding

9.1 Beide partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst verkrijgen. Vertrouwelijke informatie omvat alle gegevens, documentatie en knowhow die niet voor het publiek bestemd zijn.

9.2 De geheimhoudingsplicht geldt gedurende de looptijd van de overeenkomst en blijft na beëindiging voor onbepaalde tijd van kracht. In sommige sectoren kan een termijn van 5 tot 10 jaar redelijk zijn; Phauna B.V. kiest in principe voor een onbepaalde geheimhouding om de belangen van haar opdrachtgevers optimaal te beschermen.

9.3 Externe specialisten, freelancers of andere ingeschakelde derden dienen contractueel eveneens gebonden te worden aan deze geheimhoudingsplicht.

  1. Overmacht

10.1 Onder overmacht wordt verstaan iedere omstandigheid buiten de macht van Phauna B.V. waardoor de uitvoering van de overeenkomst tijdelijk of blijvend wordt verhinderd. Voorbeelden zijn natuurrampen, pandemieën, IT-storingen en andere onvoorziene gebeurtenissen.

10.2 De partij die door overmacht wordt getroffen, dient dit zo spoedig mogelijk schriftelijk of via e-mail aan de andere partij te melden.

10.3 Partijen zullen in geval van overmacht in goed overleg treden om de uitvoering van de overeenkomst op te schorten of – indien langdurig – de overeenkomst te ontbinden zonder dat er nadere schadevergoedingen worden geëist.

  1. Toepasselijk Recht en Geschillenbeslechting

11.1 Op alle overeenkomsten tussen Phauna B.V. (werknaam Waive Solutions) en de Opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

11.2 Eventuele geschillen dienen in eerste instantie in der minne te worden opgelost door middel van overleg en, indien gewenst, mediation. Indien partijen binnen 30 dagen geen oplossing vinden, zal het geschil worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Phauna B.V. is gevestigd.

  1. Wijzigingen van de Algemene Voorwaarden

12.1 Wijzigingen in deze algemene voorwaarden zijn slechts geldig indien deze schriftelijk of via e-mail door beide partijen zijn bevestigd.

12.2 Phauna B.V. streeft naar een stabiel document en past de voorwaarden slechts sporadisch aan, zodat consistentie en rechtszekerheid voor alle betrokken partijen gewaarborgd blijven.

  1. Inschakeling van Derden

13.1 Phauna B.V. behoudt zich het recht voor om voor de uitvoering van de overeenkomst externe specialisten, freelancers of andere derden in te schakelen.

13.2 Ongeacht de inschakeling van derden blijft Phauna B.V. volledig verantwoordelijk voor de uitvoering van de overeenkomst. Alle ingeschakelde derden worden contractueel verplicht om zich te houden aan de bepalingen omtrent geheimhouding en overige relevante voorwaarden zoals opgenomen in deze algemene voorwaarden.

Deze algemene voorwaarden vormen de basis van onze afspraken en zijn bedoeld als werkbaar en pragmatisch instrument voor een dynamische bedrijfsvoering. Phauna B.V. (werknaam Waive Solutions) adviseert opdrachtgevers om de specifieke details per project in de bijbehorende offertes, voorstellen en projectovereenkomsten vast te leggen.